In dit privacybeleid is opgenomen op welke wijze er dagelijks binnen HSV De Hazenkamp wordt omgegaan met persoonsgegevens en privacy, en wat wettelijk wel en niet verantwoord is.
Contactgegevens
Honk- en Softbal Vereniging De Hazenkamp
Staddijk 109
6537 TW Nijmegen — NL
Postadres:
p/a: Houtgraveur 4
6641 DR Beuningen — NL
Tel: +31 (0)24 344 12 26
E-mail: voorzitter@hsvdehazenkamp.nl
Inschrijving KvK: 09112853
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie met onze leden, vrijwilligers en geïnteresseerden. We zijn verplicht om zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met deze persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.
1. Wetgeving en definities
Op 25 mei 2018 is de Europese Verordening — de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) — in werking getreden, samen met de bijbehorende uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor personen en organisaties.
De begrippen in dit reglement zijn ontleend aan de definities uit Artikel 4 van de AVG.
2. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle medewerkers, vrijwilligers en kaderleden van HSV De Hazenkamp. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen HSV De Hazenkamp plaatsvinden.
3. Verantwoordelijke
HSV De Hazenkamp is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens haar worden uitgevoerd.
4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
- verzamelen (vastleggen en ordenen)
- bewaren (bijwerken en wijzigen)
- opvragen (raadplegen, gebruiken)
- verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of een andere vorm van ter beschikkingstelling
- samenbrengen (met elkaar in verband brengen)
- afschermen (uitwissen of vernietigen) van gegevens
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet, een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Omschrijving van de doeleinden zijn terug te vinden in het Interne Privacystatement van HSV De Hazenkamp.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden op basis van een van de wettelijke grondslagen (zoals toestemming van de betrokkene, wettelijke verplichting, of gerechtvaardigd belang).
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf.
De wet gaat uit van subsidiariteit: verwerking is alleen toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. Daarnaast geldt proportionaliteit: persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of met minder belastende persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden, moet daar altijd voor gekozen worden.
HSV De Hazenkamp zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Hiervoor heeft HSV De Hazenkamp een verwerkersovereenkomst afgesloten met de organisatie FOYS, die onder andere de ledenadministratie voor HSV De Hazenkamp verwerkt.
Daarnaast beveiligt HSV De Hazenkamp alle persoonsgegevens die zij zelf in het bezit heeft. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft en hiervoor niet is geautoriseerd. Hoe dit uitgevoerd wordt staat in het informatiebeveiligingsbeleid.
Doorgifte (Artikelen 44 t/m 50, AVG)
HSV De Hazenkamp geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie.
5. Transparantie en communicatie
Informatieplicht (Artikelen 13 en 14, AVG)
HSV De Hazenkamp informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan HSV De Hazenkamp verstrekken, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop met de persoonsgegevens om zal worden gegaan.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden — dus buiten de betrokkene om — wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze gegevens voor de eerste keer worden verwerkt.
Verwijdering
HSV De Hazenkamp bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel waarvoor ze werden verstrekt, worden deze zo snel mogelijk verwijderd.
Rechten van betrokkenen (Artikelen 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten omvatten onder meer:
- het recht op informatie en inzage
- het recht op rectificatie en aanvulling
- het recht op verwijdering (‘vergetelheid’)
- het recht op beperking van verwerking
- het recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
- het recht op bezwaar
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn of haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via e-mail naar de vereniging worden verzonden. Na ontvangst van het verzoek heeft de vereniging vier weken de tijd om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen die vier weken zal HSV De Hazenkamp laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.
Als het verzoek niet wordt opgevolgd, is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij HSV De Hazenkamp, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, verzoeken wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Voor de bescherming van uw privacy schermt u de pasfoto, de MRZ-zone (strook met nummers onderaan het paspoort) en het Burgerservicenummer af, of maakt u deze onherkenbaar. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt direct na inzage vernietigd.
6. Geautomatiseerde verwerkingen (Artikel 22, AVG)
HSV De Hazenkamp maakt bij het verwerken van gegevens geen gebruik van profilering. HSV De Hazenkamp maakt bij het verwerken van gegevens geen gebruik van big data en tracking.
7. Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
HSV De Hazenkamp is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan HSV De Hazenkamp de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. HSV De Hazenkamp voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikelen 37 t/m 39, AVG)
HSV De Hazenkamp heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP.
Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de werkgroepen overneemt. De werkgroepen binnen de vereniging — zoals de Technische Commissie — hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.
Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en richtlijnen op het gebied van privacy.
Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de vereniging via voorzitter@hsvdehazenkamp.nl.
Datalekken (Artikelen 33 en 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, meldt HSV De Hazenkamp dit zonder onredelijke vertraging — uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen — aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.
Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt HSV De Hazenkamp dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Afsluiting
Als HSV De Hazenkamp een wettelijke verplichting niet nakomt, kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de vereniging worden behandeld. In gevallen waar dit reglement niets over zegt, beslist het bestuur van de vereniging conform de vigerende wetgeving.
Disclaimer: Dit privacystatement is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.
Versie: 2 april 2026 · Externe privacystatement HSV De Hazenkamp